Văn phòng Học viện

 + Cơ quan: 043.7546963   

+ Trực nội bộ: 043.7546963, máy lẻ 204  

+ Chánh văn phòng: CQ: 08041064; 043.7546963, máy lẻ 205

+ Phó Chánh văn phòng: 043.7546963, máy lẻ 105

+ Email: vanphong@ajc.edu.vn

1. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng Học viện

1.1. Lãnh đạo văn phòng gồm 03 đồng chí:

+ Thạc sỹ Vũ Quốc Cường - Chánh Văn phòng

+ Thạc sỹ Nguyễn Thị Tú - Phó Chánh Văn phòng

+ PGS, TS. Trương Thị Kiên - Phó Chánh Văn phòng

1.2. Các đơn vị chức năng thuộc Văn phòng Học viện

+ Bộ phậnTổng hợp 

+ Bộ phận Hành chính

+ Trạm Y tế

+ Đội xe

+ Bộ phận Thực hành và hỗ trợ đào tạo 

2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Học viện

2.1. Chức năng

Văn phòng là đơn vị trực thuộc Học viện Báo chí và Tuyên truyền, có chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc Học viện gắn kết và điều phối các hoạt động chung của Nhà trường; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo của Ban Giám đốc; là đơn vị tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản lý công sở, phục vụ Lễ tân, công tác CNTT, Y tế , Thực hành và hỗ trợ đào tạo

2.2. Nhiệm vụ

1) Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch, chương trình công tác (ngắn và dài hạn) của Học viện; theo dõi, đôn đốc, định kỳ, báo cáo Ban Giám đốc kết quả thực hiện kế hoạch, chương trình công tác; sắp xếp thời gian, bố trí lịch và tổ chức thực hiện lịch làm việc của Ban Giám đốc;

2) Tập hợp và cung cấp thông tin tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị trong Học viện phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám đốc.

3) Phối hợp với các đơn vị xây dựng quy chế làm việc và quản lý, theo dõi việc thực hiện quy chế làm việc của Học viện; soạn thảo, thẩm định các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Nhà trường; tổ chức thực hiện, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản pháp luật của Nhà nước và văn bản quản lý của Giám đốc Học viện;

4) Tổ chức thực hiện và thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Học viện theo quy định của pháp luật. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp luật cho Giám đốc Học viện và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Giám đốc Học viện ban hành.

5) Giúp Ban giám đốc trong quan hệ đối nội, đối ngoại và các hoạt động lễ nghi, khánh tiết của Học viện.

6) Tham mưu, giúp Giám đốc quản lý việc đầu tư, ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và công tác quản lý của Học viện.

7) Tổ chức phục vụ các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu, làm việc, đi lại, các hoạt động văn hoá – văn nghệ, thể dục thể thao của CBVC, sinh viên và khách của nhà trường.

8) Thực hiện công tác chăm lo sức khoẻ cho CBVC và sinh viên, phòng chống dịch bệnh, giữ gìn, chăm sóc cảnh quan, vệ sinh môi trường công sở.

9) Thực hiện công tác thường trực bảo vệ, triển khai và tổ chức thực hiện công tác an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, đảm bảo an toàn cơ quan trong và ngoài giờ làm việc.

10) Được đề xuất công tác theo chức năng với Giám đốc và các Phó Giám đốc.

121) Đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình công tác của nhà trường để đảm bảo thực hiện đúng đường lối, chính sách, đúng thời gian và đạt hiệu quả cao.

3. Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị chức năng

3.1. Bộ phận tổng hợp 

Công tác tổng hợp:

1) Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Nhà trường.

2) Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Nhà trường trình Ban Giám đốc và các cơ quan cấp trên liên quan; soạn thảo các văn bản quan trọng cho Giám đốc và các Phó Giám đốc.

3) Làm công tác thư ký cho Ban Giám đốc: Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Giám đốc, Phó Giám đốc chủ trì.

4) Đầu mối, gắn kết hoạt động của các đơn vị trong Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám đốc đến các đơn vị và cá nhân trong trường.

5) Giúp Ban Giám đốc điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị trong toàn trường theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định.

6) Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi tiến độ hoạt động, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và thông tin kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong nhà trường.

7) Văn thư Ban Giám đốc xây dựng lịch công tác hàng tuần, hàng tháng phổ biến tới các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch này; tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản hành chính trước khi trình Ban Giám đốc ký, phê duyệt.

Công tác Cổng thông tin điện tử:

1) Tổ chức hoạt động trên Cổng thông tin điện tử Học viện, tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý thông tin trên mạng Internet và các quy định pháp luật hiện hành liên quan.

2) Cập nhật các thông tin hoạt động trong Học viện, các hoạt động đối ngoại của Học viện và các đơn vị trực thuộc Học viện. Chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung các thông tin đăng trên Cổng thông tin điện tử.

3) Quản lý về chất lượng và hiệu quả hoạt động của Cổng thông tin điện tử Học viện.

4) Quản lý webhosting và tên miền của Cổng thông tin điện tử Học viện; Đảm bảo kỹ thuật để Cổng thông tin điện tử AJC chạy ổn định.

5) Tham mưu cho Ban Giám đốc, Ban biên tập về các vấn đề liên quan đến công tác vận hành và phát triển của Cổng thông tin điện tử, kế hoạch tổ chức các hoạt động của Cổng thông tin điện tử.

6) Phối hợp với đầu mối cung cấp thông tin của các đơn vị; hướng dẫn tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin để đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Học viện.

7) Giữ mối liên hệ với cộng tác viên của Cổng thông tin điện tử Học viện; tham mưu mời các tổ chức, cá nhân viết tin, bài cho Cổng thông tin điện tử Học viện.

8) Tiếp nhận, biên tập tin, bài, ảnh của cộng tác viên gửi đến Cổng thông tin điện tử  trước khi trình  Ban biên tập duyệt cho đăng tin lên Cổng thông tin điện tử Học viện.

9) Tiếp nhận các yêu cầu, góp ý của tổ chức, cá nhân gửi đến Cổng thông tin điện tử để chuyển đến Ban Giám đốc, Ban biên tập và các đơn vị trực thuộc có liên quan đến nội dung thông tin và phản hồi lại cho bạn đọc.

10) Phối hợp với kế toán và các bộ phận liên quan hoàn thiện việc thanh, quyết toán kinh phí cho các hoạt động của Cổng thông tin điện tử Học viện.

Công tác Công nghệ thông tin

1) Nghiên cứu đề xuất, xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về phát triển ứng dụng CNTT theo phê duyệt của Giám đốc.

2) Xây dựng quy chế, quy định liên quan đến các hoạt động CNTT, ứng dụng CNTT theo quy định của pháp luật, quy định của Học viện và thực hiện giám sát, đánh giá, kiến nghị với các đơn vị thuộc Học viện có liên quan về việc tuân thủ quy định, quy chế hoạt động và ứng dụng CNTT đã được Giám đốc ban hành.

3) Lập kế hoạch và tổ chức triển khai các hoạt động CNTT, ứng dụng CNTT trong Học viện theo phê duyệt của Giám đốc.

4) Thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý và đảm bảo an toàn thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc.

5) Tổ chức triển khai, xây dựng các điều kiện kỹ thuật để đảm bảo khả năng liên thông giữa các quy trình công việc ở các đơn vị thuộc Trường, phục vụ cho việc tối ưu hóa các quy trình công việc đòi hỏi sự phối hợp của nhiều đơn vị.

6) Thiết kế, xây dựng, quản lý, vận hành, lập kế hoạch duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa và hướng dẫn sử dụng cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT (máy chủ, máy trạm, thiết bị ngoại vị, thiết bị kết nối mạng, thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ, mạng diện rộng…).

7) Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật để tổ chức, quản lý và khai thác có hiệu quả mạng máy tính của Trường.

8) Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn lực, cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị công nghệ thông tin được giao.

9) Thực hiện công tác báo cáo thống kê theo quy định và theo yêu cầu của nhà trường.

10) Phối hợp với các đơn vị chức năng, các đơn vị liên quan thực hiện các công tác phát sinh trong các hoạt động của nhà trường.  

3. 2.  Phòng Hành chính

1) Quản lý theo dõi việc thực hiện quy chế làm việc của Học viện; xây dựng và tổ chức việc thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong nhà trường.

2) Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; tiếp nhận giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác; vào sổ, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến lãnh đạo các đơn vị và cá nhân trong trường; tham mưu cho Ban Giám đốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời.

3) Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho CBVC; cấp giấy xác nhận cho sinh viên; sao lục các văn bản do nhà trường ban hành; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác tại trường.

4) Quản lý sử dụng con dấu theo luật hành chính, đóng dấu vào văn bản giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính.          

5) Thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp chế cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Giám đốc ban hành. Theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.

6) Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho các đơn vị thuộc Trường.

7) Đánh máy, in ấn chế bản, photocoppy các loại tài liệu theo yêu cầu của Ban Giám đốc và các đơn vị trong toàn trường.

8) Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành. Xác minh tài liệu, hồ sơ theo sự chỉ đạo của cấp trên có thẩm quyền. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước.

9) Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị CBVC hàng năm và các đại hội, hội nghị của trường.

10) Tổ chức thực hiện công tác lễ tân trong các lễ hội, hội nghị của nhà trường. Đầu mối giao tiếp, tiếp đón khách của Trường; sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. Đảm bảo chỗ ở thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Trường.

11) Quản lý, điều phối và phục vụ các phòng họp, phòng khách ngủ của nhà trường. Phục vụ nước uống và vệ sinh các phòng làm việc của Ban Giám đốc. Quản lý trực tiếp nhà A1, nhà thi đấu thể thao, nhà để xe, cơ sở vật chất, sân vườn trong toàn bộ khuôn viên công sở nhà trường. Quản lý các dịch vụ dọn vệ sinh; dịch vụ chăm sóc cây cảnh, cây xanh; dịch vụ căng tin trong Trường.

12) Thực hiện các công việc hiếu, hỷ… theo quy định của nhà trường và các cuộc thăm viếng trong và ngoài Trường.

13) Phối hợp với cơ quan an ninh nắm vững tình hình an ninh trật tự, an toàn xã hội nơi trường đóng. Đề xuất với Giám đốc xây dựng nội quy bảo vệ nhà trường.

14) Trực tiếp tổ chức việc trực tại các cổng ra vào; kiểm tra người ra vào Trường; tuần tra canh gác, kiểm soát danh sách người ở lại đêm trong khu vực công sở. Khi có vụ việc ở trong trường xảy ra như cháy, nổ, gây rối trật tự công cộng … phải tổ  chức bảo vệ hiện trường, cấp cứu nạn nhân, bắt người phạm tội và báo ngay cho cơ quan công an.

15) Xây dựng các phương án phòng cháy, chữa cháy, phòng nổ. Tổ chức mạng lưới  phòng cháy, chữa cháy và triển khai gửi đi tập huấn lực lượng PCCC và phòng nổ trong Trường; giữ gìn trật tự công cộng và quản lý vũ khí, vật liệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại.

3.3. Trạm Y tế

Trạm Y tế  chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức biên chế, hoạt động chuyên môn của Học viện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ của Ngành y tế.

1) Lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện công tác quản lý, chăm sóc sức khỏe cho CBVC và học viên, sinh viên theo phê duyệt của Giám đốc.

2) Chăm sóc sức khỏe ban đầu và tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho CBVC và học viên, sinh viên.

3) Kiểm tra công tác vệ sinh công sở; vệ sinh an toàn thực phẩm  tại các căng tin, nhà hàng trên khuôn viên Học viện. Đôn đốc, nhắc nhở và kiểm tra công nhân vệ sinh môi trường.

4) Trực cấp cứu 24/24 theo quy định của ngành.

5) Tổ chức triển khai và thực hiện các quy định về Bảo hiểm Y tế.

6) Hàng tháng, hàng quý tham gia tập huấn chuyên môn do Trung tâm y tế dự phòng Hà nội, Trung tâm y tế  Quận Cầu giấy.

7) Thực hiện công tác phòng chống dịch bệnh trong CBVC, học viên và sinh viên toàn trường.

3.4. Đội xe

Đội xe là đơn vị trực thuộc Văn phòng Học viện, có trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, xe ô tô được giao; phục vụ việc đưa đón CBVC, học viên, sinh viên đi công tác và một số hoạt động khác theo quy định của nhà trường.

1) Thường xuyên giáo dục, nhắc nhở và gắn trách nhiệm cho người lái xe ô tô đảm bảo tuyệt đối an toàn tính mạng và tài sản trên mọi hành trình.

2) Quản lý cơ sở vật chất và nhân lực của đội, điều động lái xe, điều phối ô tô phục vụ công tác của Nhà trường.

3) Lập kế hoạch hàng năm và tổ chức thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa lớn, nhỏ ô tô để đảm bảo máy móc an toàn ở mức độ cao nhất.

4) Thực hiện tiết kiệm xăng, dầu theo định mức.

5) Tổ chức nơi đỗ xe ô tô và quản lý ô tô đi, về đúng quy định./.

4. Thành tích khen thưởng

4.1. Bằng khen cấp Bộ- Đơn vị đạt thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua yêu nước giai đoạn 2006-2010 (Quyết định số 1930/QĐ-HVCT-HCQG ngày 31/8/2010).

4.2. Cờ thi đua cấp Bộ - Đơn vị đạt danh hiệu thi đua tiêu biểu xuất sắc năm học 2011- 2012.

5. Địa chỉ liên hệ

Văn phòng Học viện Báo chí và Tuyên truyền, số 36 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội;